Tổng đài điện thoại là một mạng điện thoại riêng được sử dụng trong một công ty hoặc tổ chức. Hệ thống tổng đài điện thoại PBX (viết tắt tiếng Anh của Private Branch Exchange) đã cách mạng hóa dịch vụ điện thoại doanh nghiệp, cho phép các nhân viên thực hiện cuộc gọi nội bộ giữa các máy nhánh trong văn phòng. Ngày nay, hệ thống điện thoại đã thay đổi rất nhiều, công nghệ VoIP (Giao thức thoại qua Internet) cho phép bạn để gọi điện thoại qua internet với giá rẻ hơn kèm theo các tích năng hiện đại có sẵn miễn phí: lời chào IVR, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, hiển thị số gọi đến, chuyển tiếp cuộc gọi..v.v..
Internet ngày càng nhanh hơn và tốt hơn mọi lúc, mọi nơi và điều đó làm cho tổng đài điện thoại trở thành một lựa chọn hấp dẫn cho các hệ thống thoại VoIP doanh nghiệp. Một hệ thống điện thoại VoIP doanh nghiệp về cơ bản bao gồm tổng đài điện thoại và các điện thoại để bàn đặt tại văn phòng, cho mọi người thực hiện và nhận cuộc gọi trên mạng điện thoại nội bộ của văn phòng. Tổng đài điện thoại công nghệ VoIP có xu hướng vẫn sử dụng phần cứng, nhưng sự khác biệt chính là phần mềm hoạt động trên nền tảng phần cứng đó cho phép linh hoạt hơn khi cấu hình, thêm bớt các tính năng cho hệ thống tổng đài IP PBX và điện thoại VoIP. Do đó chúng không cần thêm các thiết bị vật lý, thường ít tốn kém hơn nhiều và dễ dàng mở rộng hệ thống.
VoIP là gì?
VoIP hoạt động bằng cách chuyển đổi giọng nói thành dữ liệu kỹ thuật số và gửi nó qua kết nối Internet của bạn thông qua bộ định tuyến. Hệ thống tổng đài điện thoại công nghệ VoIP sử dụng công nghệ thoại qua giao thức internet (VoIP) để cung cấp dịch vụ điện thoại dựa trên internet. Các cuộc gọi được thực hiện qua internet thay vì công nghệ truyền thống mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN) hoặc mạng kỹ thuật số dịch vụ tích hợp (ISDN). Cả mạng PSTN và ISDN sẽ sớm ngừng hoạt động. Do hạ tầng cơ sở cần thiết để thực hiện các cuộc gọi điện thoại trên công nghệ VoIP, các cuộc gọi thoại có thể được cung cấp với chi phí rất thấp. Các dịch vụ VoIP cũng sử dụng internet để cung cấp chức năng hệ thống điện thoại cho người dùng cuối. Nhiều tính năng mới và dịch vụ hữu ích có sẵn cho các doanh nghiệp vừa / nhỏ mà trước đây ngân sách SME không đủ khả năng chi trả. Chúng bao gồm lời chào tự động, thư thoại đến email, ghi âm cuộc gọi, tin nhắn, cuộc gọi chờ, tính năng giữ nhạc và chuyển hướng cuộc gọi.
Lắp đặt và thiết lập hệ thống điện thoại nội bộ công nghệ VoIP
Cho dù bạn sử dụng hệ thống điện thoại không dây Wifi hay dùng dây cáp Ethernet, thì việc triển khai số lượng lớn điện thoại để bàn khá đơn giản và nhanh chóng. Bạn chỉ cần bố trí vị trí đặt máy Wifi trong vùng phủ sóng, hoặc các điện thoại dùng dây cáp Ethernet tại các vị trí có dây chơ RJ45. Hầu hết các nhà sản xuất VoIP đã xử lý tính tương thích giữa phần cứng, phần mềm và hỗ trợ nhiều hơn cho khả năng plug-and-play. Nói chung, không có yêu cầu phần cứng nào khác ngoài tổng đài IP và điện thoại VoIP.
Việc thiết lập và cấu hình VoIP rất đơn giản. Bạn cần một kết nối internet đáng tin cậy với băng thông tốt. Việc cấu hình và quản lý mạng điện thoại, tiện ích mở rộng dễ dàng thực hiện trên giao diện Web có hướng dẫn dễ hiểu. Bạn có thể tinh chỉnh các tính năng được phép cho tổng đài điện thoại và các số máy nhánh thông qua giao diện Web này, tất cả chỉ trong vài phút là hệ thống có thể hoạt động hoàn hảo.
Tổng đài điện thoại IP/VoIP mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Sử dụng hệ thống VoIP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. VoIP cung cấp thông tin liên lạc với chi phí thấp hơn so với điện thoại cố định truyền thống. Nó cũng có nhiều tính năng tiên tiến mà trước đây yêu cầu phải mua thêm các phần cứng phức tạp, cồng kềnh và yêu cầu cần có chuyên gia CNTT chuyên trách để tích hợp, gây tốn kém. Điều này có nghĩa là ngay cả các doanh nghiệp nhỏ giờ đây cũng sở hữu các tính năng tiên tiến miễn phí.
Hệ thống điện thoại VoIP cũng cho phép khả năng mở rộng dễ dàng cho các doanh nghiệp đang phát triển. Với công nghệ VoIP, một chiếc điện thoại có thể được đưa vào mạng một cách nhanh chóng và dễ dàng thông qua mạng Wifi không dây hoặc một cổng Ethernet hiện có.
Giá rẻ
Nói chung, hệ thống VoIP chỉ rẻ hơn hệ thống điện thoại truyền thống. Có ít phần cứng hơn để mua và trong hầu hết các trường hợp, máy chủ VoIP hoàn toàn không yêu cầu bất kỳ phần cứng mới nào. Nếu có, đó thường là phần cứng sẵn có không bị khóa với các giới hạn độc quyền. Khi quản lý nhân viên từ xa — kể cả nhân viên ở xa — không phải trả thêm chi phí do khoảng cách xa. Bởi vì thoại và dữ liệu được gửi qua internet, không có cân nhắc phí đường dài. New York gọi Los Angeles cũng giống như gọi qua đường. Trên thực tế, hầu hết các dịch vụ VoIP đều cung cấp các cuộc gọi miễn phí cho đồng nghiệp bất kể vị trí. Phí đăng ký hàng tháng cũng thấp hơn và thường không yêu cầu hợp đồng. Phần lớn có thể phụ thuộc vào lượng lưu lượng điện thoại mà bạn thường xuyên có. Tệ nhất, bạn không có khả năng chi tiêu nhiều hơn hiện tại. Tuy nhiên, bạn sẽ có giá trị gia tăng mà VoIP có thể mang lại cho bạn.
Cơ động
VoIP đặc biệt thích hợp cho những nhân viên không bị ràng buộc vào bàn làm việc hoặc thiết lập văn phòng truyền thống. Nhiều nhà cung cấp cung cấp các ứng dụng chuyên dụng để gửi và nhận cuộc gọi từ các vị trí từ xa bằng cách sử dụng kết nối dữ liệu và thiết bị di động của họ, bao gồm cả những thiết bị tuân theo chính sách BYOD của doanh nghiệp bạn. Bạn có thể đặt các ứng dụng này thành quyền đồng thời với điện thoại văn phòng. Các ứng dụng thậm chí có thể hoạt động như một tiện ích mở rộng độc lập. Tương tự như vậy, các tùy chọn hội nghị truyền hình có sẵn để nhân viên bán hàng chạy các bản giới thiệu và quảng cáo chiêu hàng một cách dễ dàng và chi phí thấp như liên lạc thoại từ bất cứ đâu thuận tiện hoặc hiệu quả nhất, tiết kiệm cả thời gian và đi lại. Cách xa điện thoại không phải là vấn đề vì thư thoại và tin nhắn tức thời có thể được chuyển đổi thành email hoặc tin nhắn văn bản và được gửi đến bất kỳ thiết bị nào được chỉ định.
Linh hoạt
Bạn sẽ không phải lo lắng về việc cài đặt phần cứng bổ sung để đáp ứng các tiện ích mở rộng mới khi doanh nghiệp của bạn yêu cầu chúng. Việc mở rộng dịch vụ VoIP cũng đơn giản và không tốn kém như mua một điện thoại được chứng nhận khác có khả năng thích ứng plug-and-play. Tối đa, việc kết nối điện thoại hỗ trợ VoIP với mạng của bạn sẽ yêu cầu điều chỉnh một vài cài đặt. Bạn cũng có thể cài đặt phần mềm softphone client vào các máy tính nối mạng bổ sung. VoIP cho phép thêm hoặc bớt bất kỳ số lượng điện thoại và tiện ích mở rộng nào. Vì vậy, bạn có thể làm những gì có ý nghĩa nhất đối với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mình.
Truyền thông hợp nhất
Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng hoặc đang xem xét triển khai hệ thống truyền thông hợp nhất (UC), VoIP rất phù hợp và có thể đã là một phần của cơ sở hạ tầng của nó. Bởi vì cả hệ thống UC và VoIP đều dựa vào kết nối và quản lý mạng, nên cả hai đều có ý nghĩa và cả hai đều sử dụng nhiều tính năng giao tiếp giống nhau như nhắn tin nhanh, quản lý cuộc gọi, gọi video và hội nghị, và tính di động.
An toàn thông tin
Khi nói đến tính bảo mật của hệ thống VoIP của bạn, phần lớn điều đó nằm trong tay người dùng. Nhiều dịch vụ VoIP không đi kèm với các trở ngại bảo mật nội bộ để tội phạm mạng có thể vượt qua. Để làm được điều đó, bạn cần dựa vào các giao thức bảo mật tương tự và các phương pháp hay nhất như bình thường.Bạn sẽ muốn có các biện pháp bảo vệ tường lửa mạnh mẽ thông thường trên mạng của mình và giáo dục nhân viên về các âm mưu lừa đảo và tấn công phần mềm độc hại. Bạn cũng có thể xem xét các tùy chọn mã hóa và VPN.Tuy nhiên, xét về tổng thể, VoIP cũng an toàn như điện thoại truyền thống.